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¿Cómo organizar un evento?

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¿Cómo organizar un evento?

¿Cómo organizar un evento?

¿Cómo organizar un evento?

Si vas a celebrar un evento este año, sigue leyendo, pues te vamos a explicar cómo organizar un evento, y qué pasos deberías dar si quieres que sea todo un éxito. Ya sea una comida empresarial, o el cumpleaños de tu hijo el del medio, quieres que sea perfecto, que los invitados disfruten, y que sea diferente al resto de eventos a los que hayan asistido.

¿Cuáles son los principales pasos para organizar un evento?

Las necesidades de cada evento dependerán del tipo que sea y al público que vaya dirigido. No es lo mismo un acontecimiento deportivo que una feria de oportunidades o una comunión. Sin embargo, hay ciertas cosas que todos los eventos tienen en común. Aunque los eventos sean diferentes, a continuación, te vamos a indicar cuáles son las necesidades básicas que toda empresa de eventos recomienda tener en cuenta.

  1. Determinar el tipo de acontecimiento.
  2. Establecer el público al que va dirigido.
  3. Marcar un presupuesto.
  4. Hacer una lista con los invitados.
  5. Diseñar y enviar las invitaciones.
  6. Elegir sitio y reservar fecha.
  7. Debes preparar una agenda con todas las actividades del día.
  8. Visitar el lugar de la celebración y diseñar decoración para salones y jardines.
  9. Contratar catering y elegir menú.
  10. Comprar todos los elementos de decoración.
  11. Diseñar e imprimir la paplería del evento, así material promocional.
  12. Pedir presupuestos a diferentes profesionales para todas las actividades programadas: música, animación, fotógrafa, flores, iluminación, piloto de drones; alquiler de micrófono, atril, proyector, etc.
  13. Escoger los que te parezcas más adecuados y concretar el servicio y las fechas con cada uno.
  14. Diseñar y encargar los recuerdos y regalos.
  15. Diseñar e imprimir photocall
  16. Alquiler de candy bar, mesa dulce. O si quieres hacerlo tú: compra de carrito para Candy bar, dulces, tarta de pisos; Compra decoración dónde colocar los dulces y la tarta. Colócalo todo de manera acorde al evento.
  17. Reservar cita en la peluquería, cómprate ropa para la ocasión.
  18. Y, por supuesto, si el evento es en Galicia, ¡no te olvides de idear un plan B por si llueve!
  19. Por último, sería genial que pudieras disfrutar de tu evento 🙂

mesa dulce comunion

¿Cómo organizar un evento?

¿Quieres tener éxito en la organización de tu evento? Sigue estos consejos sobre cómo organizar un evento, y ya verás cómo triunfas. Lo más importante de la organización de cualquier tipo evento es la planificación. Olvida eso de dejarlo para el último día, ya estamos en Marzo, y es el momento ideal para la planificación de la muchos eventos de verano. Te aconsejamos que guardes un hueco en la agenda y que compres una específicamente para la planificación.

Planificación

Una vez tienes dónde anotar, debes identificar el sector o nicho en el que te vas mover. Saber cuál es tu público, la gente que va a acudir y sus gustos, te va a ayudar a encontrar soluciones y evitar problemas.

Concretar evento

A continuación, será hora de saber qué tipo de evento quieres organizar, hay muchas posibilidades: desayunos, tertulia, evento masivo, reunión, conferencia, fiesta, etcétera.

Definir el evento es fundamental, pero quizás sea más importante preguntarte: ¿cuál es el objetivo de mi evento? ¿Qué quiero conseguir? Tener clara tus metas es imprescindible para cumplir todos tus objetivos, sean los que sean.

Piensa que si organizas un desayuno y tu meta es conseguir contactos, es posible que debas cambiar el evento a una comida o una cena. La razón es que ambas duran más tiempo y así tendrás más oportunidades para conocer a la gente y conseguir tu objetivo.

Marcar fechas

Otro punto que debes tener en cuenta son las fechas. La base de una buena organización de eventos es escoger una fecha y mantenerla en la medida de lo posible. De esta forma, evitarás problemas. Piensa en que la mayoría de las bodas necesitan de un año como mínimo para su planificación.

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Elegir luegar de celebración

Después de escoger la fecha, es hora de decidir el lugar de celebración de tu evento. En este caso, te recomendamos que hagas listas con posibles opciones. Esto es importante, ya que tendrás que preguntar precio, pues es posible que sitios que considerabas una buena opción dejen de serlo porque excede tu presupuesto. El evento debe ser perfecto, debes dar con un lugar que te encante, y que además se ajuste a tu presupuesto. Para ello, debes buscar, llamar, enviar correos, pedir presupuestos, visitarlos, comprobar que la fecha esté libre… y, por último, lo más difícil ¡escoger uno!

Una vez conoces el lugar, el sitio y la fecha, toca pensar en el evento en sí. Desarrolla una línea de tiempo y establece un orden de prioridades para el evento. En este punto tienes que saber qué cosas van a ocurrir y cuándo. Es básico detallar qué sucederá en todo momento. ¡Si tienes ayudantes, no olvides darle una copia de tus planes!

Decoración del evento

La decoración y el programa corresponden a la parte final del evento. Piensa que son muchas cosas las que tienes que preparar. Por ello, es muy importante saber cuál es tu presupuesto máximo, y repartirlo en las diferentes actividades. Te recomendamos que establezcas un presupuesto inicial y un tope.

Invitaciones para tu evento

Muy importante son también las invitaciones. Su diseño debe producir en el invitado curiosidad e interés en el evento. Debe recibirla, además, con tiempo, para reservarte la fecha. Pide que te confirmen asistencia, para tener una idea más o menos clara de las personas que finalmente asistirán. Piensa bien a quién vas a invitar si tu presupuesto es limitado, pero cuenta con que siempre falla algún invitado.

Si tienes dudas y el evento te sobrepasa, piensa en la opción de contratar una empresa externa. Ten en cuenta que una empresa de organización de eventos puede ser contratada para determinados servicios o para el evento completo. Por ejemplo, en las bodas pueden ser las encargadas de la decoración y la música. O en un desayuno de la animación e iluminación. ¡Tú decides!

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¿Por qué contratar servicios para eventos en Galicia?

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Tenemos a los mejores fotógrafos para bodas y otros eventos particulares o profesionales, y te ofrecemos la posibilidad de utilizar drones. Podemos realizar tomas aéreas que le darán un toque diferente a tu evento y todo el mundo lo podrá disfrutar una vez acabe.  En Diseño y Webos te ofrecemos servicios para eventos como diseño gráfico e impresión para eventos (folletos, carteles, invitaciones, meseros…), fotografía y vídeo para eventos, diseño web (web para evento, web para boda). Puedes verlos aquí, o solicitar información.

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¿Quieres saber cómo organizar un evento de éxito? Te damos las claves para conseguirlo. Necesitarás tiempo, planificación, ideas, contactos, dedicación...
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